Cách lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM đúng mong muốn

Tổ chức hội thảo thành công tạo nên sức ảnh hưởng tích cực đến thương hiệu và hình ảnh của công ty trong suy nghĩ của khách hàng. Tất cả yếu tố về địa điểm đi lại thuận tiện, không gian thoáng đãng, sang trọng, thức ăn ngon, thái độ phục vụ chuyên nghiệp,… đem đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng và được quyết định bởi đơn vị địa điểm tổ chức. Vậy lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM như thế nào để tạo được ấn tượng tuyệt vời, khẳng định vị thế và tầm cỡ thương hiệu, giúp công ty chiếm vị trí số 1 trong tâm trí khách hàng? Tham khảo 5 điều cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo dưới đây.

1. Vị trí tọa lạc

Vị trí tọa lạc là điều cần cân nhắc đầu tiên khi tiến hành khảo sát, chọn lựa địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM. Vị trí tổ chức hội thảo thuận tiện với khách mời sẽ gia tăng tỷ lệ tham dự sự kiện và giảm thiểu việc đến trễ.

Các hội thảo mang tầm cỡ quốc tế hoặc có khách mời từ nhiều tỉnh thành khác nhau nên cân nhắc các địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM và gần sân bay hoặc gần các tuyến đường mà khách mời sẽ di chuyển đến. Với các hội thảo được tổ chức dành cho khách mời sống tại TPHCM, nên chọn các quận trung tâm, thuận tiện đi lại, ít bị tắc đường.

Trung tâm hội nghị tiệc cưới cao cấp Capella Gallery Hall tọa lạc ngay tại trung tâm quận 10 sầm uất trên đường 3/2, cách quận 1, quận 3 10 phút lái xe, cách sân bay Tân Sơn Nhất 20 phút lái xe, cực kỳ thuận tiện cho việc đi lại.

2. Bãi đậu xe

Đây là yếu tố thường bị bỏ qua khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM. Nên hỏi rõ nhân viên tư vấn xem địa điểm tổ chức hội thảo công ty có sẵn bãi đậu xe hay chưa?

Nếu địa điểm tổ chức hội thảo có sẵn bãi đậu xe thì thật tuyệt vời ! Nếu không, đơn vị địa điểm cần tìm bãi đậu xe thay thế gần đó mà khách mời có thể sử dụng. Trong trường hợp này, Ban tổ chức cần phải lưu ý với khách mời về bãi đậu xe mà họ có thể sử dụng trên thư mời hay poster sự kiện.

Nếu bãi đậu xe thay thế có thu phí, cần tính toán khoản phí phải bỏ ra vào chi phí tổ chức chương trình hoặc cân nhắc việc chia sẻ phí đậu xe với khách mời. Chính chi tiết nhỏ này sẽ giúp công ty ghi điểm trong mắt khách hàng.

3. Sức chứa tối đa và số lượng khẩu phần ăn

Sau khi chọn được địa điểm tổ chức hội thảo thì bước tiếp theo quan trọng không kém là chọn sảnh. Tùy theo phương thức tổ chức hội thảo, cách thức bày trí mong muốn mà sức chứa tối đa sẽ thay đổi khác nhau.

Hãy tham khảo thêm lượng thức ăn được sử dụng tại các sự kiện đã tổ chức trước đó để thỏa thuận với địa điểm tổ chức sự kiện về khẩu phần ăn tối thiểu. Việc này sẽ giúp tiết kiệm một khoản chi phí để dành cho các dịch vụ khác tại địa điểm tổ chức cũng như giảm bớt khối lượng công việc cho nhà hàng.

Capella được xây dựng trên tổng diện tích hơn 5000m2 là một trong những tên tuổi hàng đầu về địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM và có thể phục vụ cùng lúc tối đa hơn 3000 khách với đẳng cấp ẩm thực chất lượng 5 sao.

Mỗi sảnh, tùy theo cách bố trí như rạp hát, lớp học, bố trí chữ U, tiệc cocktail hay banquet, có thể chứa từ 200 đến trên 500 khách. Công ty sẽ được tư vấn cụ thể về đặc trưng các sảnh, cách bố trí phù hợp với sự kiện, thực đơn, phục vụ… khi liên hệ với Capella.

4. Không gian thiết kế

Không gian thiết kế của cả hội thảo cũng là bộ mặt của toàn bộ sự kiện, là ấn tượng chính cần được lưu ý. Các sảnh sự kiện tại Capella là sự kết hợp hài hòa giữa kiến trúc Đông Tây, lấy cảm hứng từ 5 loại champagne nổi tiếng thế giới và 1 sảnh rooftop đặc biệt với không gian mở ngoài trời, ngắm nhìn cả thành phố.

Sảnh Dom cũng như ý nghĩa của champagne Dom, là món quà tôn vinh cho những khoảnh khắc đáng nhớ của mỗi sự kiện vĩ đại. Sảnh Mercier mang đến hơi thở cổ điển, truyền thống. Moet là tiếng nói của giới thượng lưu, quý tộc và trải nghiệm hoàng gia. Louis là vẻ đẹp của sự tinh tế, chăm chút đến từng chi tiết nhỏ nhất. Duval lại mang phong thái chuyên nghiệp, hiện đại và đẳng cấp. Và sảnh đặc biệt Rooftop mang đến một trải nghiệm mới, vừa phá cách vừa lãng mạn, tràn đầy cảm hứng.

5. Chi phí và thời gian tổ chức sự kiện

Vì nhiều lí do, thời gian tổ chức sự kiện có thể bị kéo dài, hầu hết các địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM đều tính thêm phí khi sự kiện kéo dài quá thời gian đã thỏa thuận. Tuy nhiên nếu biết cách lựa chọn địa điểm đúng đắn và thỏa thuận kỹ lưỡng luôn có giải pháp để giảm thiểu chi phí và hạn chế rủi ro.

Để được tư vấn kỹ hơn, vui lòng liên hệ ngay với Capella qua hotline 0971 04 77 88 , email contact@seedingsub.com hoặc đến Capella Gallery Hall, số 24, Đường 3/2 Quận 10, TP.HCM để tham quan địa điểm tổ chức và được tư vấn trực tiếp.